Innlandstrafikk planlegger skoleskyss for nærmere 23 000 elever årlig. Utsendelsen av informasjon om skyssopplegget har tidligere vært en jobb saksbehandlerne på skoleskyss har utført manuelt, og dette har vært tidkrevende.
For å effektivisere denne prosessen, satte Innlandstrafikk høsten 2023 i gang et prosjekt for å automatisere opprettelse og utsendelse av vedtaksbrev til alle elever som har søkt om skoleskyss. Prosjektet ble gjort i samarbeid med andre avdelinger i Innlandet fylkeskommune.
Dette arbeidet har resultert i at Innlandstrafikk har automatisert utsendelsen av vedtaksbrev og informasjon om skyssopplegg allerede fra skoleåret 2024/2025.
Automatiseringsprosessen blir utført av en robot som med bakgrunn i data fra Skyssweb kan opprette, adressere og sende ut vedtaksbrev basert på et sett med maler. Disse vedtakene blir også i samme prosess automatisk journalført i arkivsystemet Elements. Dette har resultert i at saksbehandlerne på skoleskyss har fått frigitt mer tid til annet arbeid som krever en manuell og mer skjønnsmessig oppfølging.
Automatiseringen av vedtaksbrev til skysselever har vært et stort framskritt og en viktig milepæl i skoleskyssen i Innlandet fylke. Med dette arbeidet har Innlandstrafikk tatt et stort skritt med tanke på nytenkning i store og tunge arbeidsprosesser. Prosjektet har også tatt i bruk allerede tilgjengelige verktøy i Innlandet fylkeskommune, og har derfor utnyttet tilgjengelige ressurser på en god måte for å effektivisere en stor prosess.
